Il primo Rischio di un Progetto? Il proprio Foglio di Calcolo

Di recente è apparso un articolo sull’Economist dal chiaro titolo accusatorio “Excel errors and science papers”. Questo articolo si apre con la storia di uno studente universitario, tale Thomas Herndon, che un po’ di tempo fa scioccò la comunità finanziaria Americana, in quanto trovò errori di calcolo molto grossolani in un influente studio sul Debito del Governo redatto da due noti professori di Harvard - Carmen Reinhart e Kenneth Rogoff – su di un modello in Excel creato da loro stessi.
The Economist, “Excel errors and science papers”

The Economist, “Excel errors and science papers”

Per di più Herndon potè constatare che tali errori invalidavano in maniera netta le conclusioni a cui erano giunti i due Professori.
Una semplice domanda nasce spontanea da questo fatto: se persino gli Excel di studiosi così emeriti presentano tali errori, qual è la situazione dei nostri fogli di calcolo?
A rispondere a questa domanda ci ha pensato Salesforce, leader mondiale nel campo dei software CRM e sistemi Cloud. Nel suo blog Salesforce, citando note statistiche del settore, denuncia che i fogli di calcolo che presentano errori rilevanti rappresentano addirittura l’88%; vale a dire che su 10 fogli di calcolo, almeno 9 sono sbagliati.
Anche Market Watch, nota rivista finanziaria, evidenzia i medesimi dati, circa il 90% di modelli con errori, puntando il dito in primo luogo verso Excel, largamente il più diffuso tipo di foglio di calcolo oggi in commercio.
Ma perché tanti errori? Vi sono 3 precise ragioni a tale situazione.
Sommersi dalle troppe variabili dei propri fogli di calcolo !

Sommersi dalle troppe variabili dei propri fogli di calcolo !

La prima ragione è da ricercarsi in una precisa caratteristica che ha reso i fogli di calcolo il più popolare strumento di analisi: la completa flessibilità. Tale caratteristica, che è chiaramente di fondamentale importanza per chi voglia creare da nuovo e personalizzare il proprio modello di analisi in base alle specifiche esigenze, risulta però portata ad un livello estremo in Excel e simili in quanto ciascun utente può davvero cambiare qualsiasi specifica a proprio piacimento; non solo le formule di calcolo o la forma delle tabelle, ma anche specifiche dalla formattazione del contenuto (numero anziché testo anziché data) al colore della cella. Il problema di questo aspetto è che l’utente si trova così costretto a gestire un numero di variabili talmente alto che difficilmente riesce ad avere il controllo di tutto. 
Questo è proprio quello che è successo ai Professori di Harvard nel loro studio, i quali hanno dovuto subire lo smacco di un’analisi errata a causa di alcune celle che erano state formattale come testo anziché come numero.
La seconda ragione riguarda invece il cattivo uso che si fa dei fogli di calcolo. Data l’alta probabilità di errore che, come abbiamo visto, è parte integrante della natura dei fogli di calcolo, risulta senza dubbio insensato utilizzare tali strumenti per gestire complessi modelli di analisi da cui, per di più, dipende la riuscita di progetti reali. Alla complessità derivante dall’alto livello di flessibilità di Excel, infatti, si aggiunge la complessità dei modelli gestiti dove l’errore umano (che può capitare a tutti, sia chiaro) è dietro l’angolo. E quindi, se a complessità si aggiunge complessità, la probabilità di errore cresce in maniera esponenziale e si capisce perché arriviamo alle percentuali precedentemente citate.
La terza ragione è, infine, tutta colpa della cattiva practise. Dato un così alto livello di errore, sarebbe opportuno controllare e ricontrollare più volte il foglio di calcolo che ci troviamo davanti ma spesso non lo si fa o non lo si fa per bene. Vuoi perché non c’è tempo, vuoi perché ci si sente troppo sicuri, ma non lo si fa. Ma chi ci dice che questo foglio di calcolo non sia sbagliato?
 
In effetti, tuttavia, la forte probabilità di errore rappresenta solo 1 delle 3 grandi criticità dei fogli di calcolo; le restanti sonola scarsa chiarezza e il tempo.
Per quanto riguarda la scarsa chiarezza è alla luce di tutti ormai quanto poco leggibili appaiano i modelli su fogli di calcolo da chi non li ha redatti. Inoltre, sempre più spesso, accade che anche chi li ha redatti fa fatica a ritrovarsi dopo un certo tempo. Tutto questo dipende da un preciso fatto: nessun modello su foglio di calcolo è uguale ad un altro.
Chi riesce a leggere con semplicità un foglio di calcolo fatto da altri ?

Chi riesce a leggere con semplicità un foglio di calcolo fatto da altri ?

La totale flessibilità dei fogli di calcolo spinge chiaramente gli utenti a personalizzare al massimo grado i propri modelli e così si finisce per confrontarsi partendo da logiche e strutture differenti e questo sebbene il linguaggio di programmazione sia sempre quello.
 
Per quanto concerne il tempo, infine, è necessario ancora una volta fare riferimento alla flessibilità totale dei fogli di calcolo che va a combinarsi con le criticità precedentemente viste della probabilità di errore e della scarsa chiarezza. 
Quanto tempo porta via la stesura di modelli su fogli di calcolo, che siano nuovi o riadattati ?

Quanto tempo porta via la stesura di modelli su fogli di calcolo, che siano nuovi o riadattati ?

Ogni utente è portato a gestire un numero di specifiche esagerato in relazione a quelle che sono le sue concrete esigenze. Si pensi alla scelta della posizione delle celle da popolare, al colore e al bordo della cella, al numero di fogli da gestire, al tipo di formattazione per ciascuna cella. E questo per ogni volta che crea un nuovo modello, perché lavorare in Excel significa proprio questo: creare ogni volta da nuovo. Inoltre, anche quando si duplica un modello è sempre difficile ricordarsi cosa e dove variare, in quanto le variabili da tenere a mente sono troppe. Tutto questo comporta:
  • tempi lunghi per redigere un modello su fogli di calcolo
  • tempi lunghi per controllare i dati per evitare errori
  • tempi lunghi per comprenderne la logica se non lo si è redatto personalmente o se è passato molto tempo dalla redazione
In conclusione alta probabilità di errore, scarsa chiarezza e tempo eccessivo sono le 3 criticità dei fogli di calcolo sotto gli occhi di tutti.
Appare chiaro arrivati a questo punto che, per valutare al meglio un progetto, non è certamente questo lo strumento ideale. Occorre invece uno strumento che permetta una completa sicurezza dei dati e che unisca alla standardizzazione delle variabili comuni a tutti i modelli il pregio della flessibilità per tutte le variabili specifiche di ogni progetto.
Ed è proprio questa la ratio di fondo di Project Financing Atena, che unisce la sicurezza e standardizzazione delle formule e dei prospetti finanziari universalmente riconosciuti, ad un alto livello di flessibilità nella definizione del Progetto mediante la logica innovativa delle business unit e le loro variabili di dettaglio di investimento, costo e ricavo, anche importabili nel Software insieme ai relativi modelli di calcolo.
Flessibilità intelligente, ossia flessibilità solo di ciò che può effettivamente variare da un progetto all’altro. Può essere definita cosi una delle peculiari caratteristiche del Project Financing Atena. Scoprite con noi in cosa consiste per progetti realmente sicuri e affidabili. 
FONTI
  • The Economist, “Excel errors and science papers”, 07/09/2016
  • Salesforce, “Sorry, Your Spreadsheet Has Errors (Almost 90% Do)”, 05/09/2014
  • Market Watch, “88% of spreadsheets have errors”, 20/04/2013
Argomenti Project Financing

Paolo Zammitti, Atena, 02/11/2016

Atena / Blog

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